Conheça o método que uso há anos para ser produtivo

Quanto mais organizado você for, mais produtivo você fica. Quanto mais produtivo você for, mais tempo você tem.

Jul 08, 2023

👋🏼 Bem vindo a mais uma edição da minha newsletter.

⚠️ Antes de começarmos, um breve recado: Eu bati um papo super legal com o Deivison, do canal Vivendo de SaaS. Se você quiser saber mais sobre minha história e sobre o Tintim, toque aqui e assista.

Eu comecei a me interessar por desenvolvimento pessoal lá para meados de 2016.

Já fazia algum tempo que eu trabalhava como freelancer, mas sem resultados muito expressivos. Nessa mesma época eu comecei a ter contato com a comunidade brasileira de um movimento chamado FIRE. Fire é a abreviação de Financial Independence, Retire Early. São pessoas que buscavam formar patrimônio para viver de renda e se aposentar precocemente. Essa possibilidade me saltou os olhos.

Na busca por saber como ganhar dinheiro, acabei me deparando com o desenvolvimento pessoal. Faz sentido, já que o dinheiro é uma consequência da sua capacidade de gerar valor.

Ao longo desses mais de 7 anos eu consegui desenvolver boas habilidades. Uma delas foi a habilidade de me organizar.

Por mais que, se você entrar agora no meu escritório, vá encontrar uma certa bagunça, eu te garanto que a organização (a que importa) é uma das minhas maiores fortalezas.

Não poderia ser diferente, visto que hoje eu sou pai, marido e líder de uma empresa recém nascida, na fase em que é necessária maior atenção. Além disso, eu consigo arrumar tempo para estudar, praticar (mais de um) esporte, escrever essa newsletter e me divertir nos finais de semana.

Tudo isso seria impossível se eu não fosse uma pessoa produtiva. E uma pessoa produtiva precisa ser organizada.

Na edição de hoje eu quero te apresentar o meu sistema de organização pessoal.

Por que ser organizado?

Quando eu falei sobre trabalho remoto, eu falei um pouco sobre o que eu chamo de meta-trabalho. O meta-trabalho nada mais é do que o trabalho necessário para que o trabalho seja feito.

Conseguir se organizar é o principal fundamento do meta-trabalho. É a preparação necessária para que, no momento em que você for executar, você tenha um ambiente perfeito para se manter focado somente em trabalhar.

O nosso cérebro foi programado biologicamente para priorizar o foco. Quando você precisa parar o seu trabalho para procurar alguma informação, por exemplo, você acaba trocando de contexto e perdendo o foco. Cognitivamente falando, isso custa caro.

Quanto mais você troca de contexto entre trabalho e meta-trabalho, mais você "gasta" sua capacidade cognitiva. Em outras palavras, a sua desorganização te torna uma pessoa mais burra.

Portanto, quanto mais organizado você for, maior será sua habilidade de executar seu trabalho mais rápido e com qualidade. Quanto mais rápido você executar seu trabalho, mais produtivo você fica. Quanto mais produtivo você for, mais tempo sobra para outras atividades.

Em resumo: organização está diretamente relacionada à qualidade de vida.

Lá em 2016, quando eu me interessei por essa ideia (idiota) de se aposentar cedo, o que eu queria era qualidade de vida. É justo, já que, até então, eu só tinha trabalhado em lugares que pagavam mal ou que sugavam a alma.

Imagine uma pessoa de origem simples, que trabalhava que nem um maluco. De repente, essa pessoa se depara com uma galera se aposentando e tendo tempo para fazer o que quiser, sem precisar se preocupar com dinheiro. Era um sonho de consumo.

Foi quando eu comecei a estudar sobre desenvolvimento pessoal. Depois de algum tempo, caiu na minha mão um livro chamado Getting Things Done, de um cara chamado Paul Allen. Isso aconteceu no comecinho de 2018.

Imagine um livro escrito em 2001, que falava sobre criar umas caixas e escrever uns papéis. Eu nem impressora tinha em casa. Por mais diferente que fosse, a ideia do livro fazia muito sentido.

A premissa do método é simples: sua memória não é um HD, mas sim uma memória RAM.

Para quem não está familiarizado, a memória RAM serve para armazenamentos rápidos, porém voláteis. Quando você desliga o computador, tudo o que está na memória RAM é apagado.

Já o HD é uma memória que mantém os dados armazenados, mas com um custo maior de acesso. Acessar esses dados é mais lento do que em uma memória RAM.

Nosso cérebro, segundo Paul Allen, funciona muito mais como uma memória RAM do que como um HD. Ele diz que nossa mente foi feita para ter ideias, e não para guardá-las.

Não tenho a pretensão de explicar o livro aqui, mas dá para resumir o método. Ele consiste basicamente em organizar suas ideias num fluxo de 5 etapas: coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

Suponha que você está a caminho do almoço e lembra que precisa pagar uma multa que vai vencer no final da semana. Seguindo o GTD, você deve anotar isso em algum lugar. No final do dia, você pega suas anotações e decide o que fazer com elas. A nota "pagar multa" você coloca na caixinha "Finanças". A nota "comprar azeite" você coloca na caixinha "Mercado", e assim sucessivamente. Por fim, você age. Chegou o dia do pagamento? Você vai na caixinha "Finanças", revisa o conteúdo, prioriza o que precisa ser pago e faz os pagamentos.

Simples né? Pois é. Foi baseado no GTD que eu acabei desenvolvendo a minha forma de me organizar.

Como eu me organizo?

A minha forma de me organizar é produto de anos testando e aprimorando novas ferramentas, abordagens e métodos.

O GTD foi a principal fonte de inspiração, mas também bebi muito da fonte de outras metodologias, como Scrum, Kanban e até mesmo a própria filosofia ágil.

Ferramentas

Existem várias ferramentas que viabilizam a minha organização. Já usei várias, mas hoje eu destaco três que são essenciais. Todoist, Click-up e Google Calendar.

O Todoist representa minha organização de curto prazo. É com ele que eu organizo as tarefas do meu dia. Ele também serve como Inbox, ou seja, toda nova ideia ou lembrete que preciso anotar vai parar no Todoist.

O Google Calendar representa minha organização de médio prazo. Absolutamente todos os meus compromissos estão lá. O horário diário com o meu filho está lá. O horário diário do esporte está lá. O almoço está lá. Esse "extremismo" é importante para que eu consiga enxergar quais são os meus "tempos livres" da semana. Se não tem nenhum evento agendado naquele espaço, significa que realmente aquele tempo está disponível para ser utilizado.

Por fim, o ClickUp representa minha organização de longo prazo. Por muitos anos usei o Trello, até que o ClickUp apareceu me permitindo visualizar tarefas de diferentes boards em um único local. É no ClickUp que eu controlo minhas tarefas, de um modo mais detalhado. Mais a frente entro em detalhes.

Estrutura de Projetos

Fazendo uma salada entre Scrum, Kanban e GTD, eu cheguei na estrutura atual. Essa estrutura nasceu na vida profissional, mas eu acabei migrando para a vida pessoal. Ela é genérica o suficiente para ser aplicada a qualquer contexto mas, ao mesmo tempo, permite um bom nível de detalhamento e customização.

Se você entrar em qualquer board do meu ClickUp hoje, você vai se deparar com 8 listas: Inbox, Backlog, Product Backlog, To Do, Doing, Blocked, QA e Done. Cada uma representa uma condição específica no qual aquela tarefa se encontra. Explicando as condições:

Inbox: É uma extensão do meu Inbox no Todoist. Aqui entram todas as tarefas que ainda não foram organizadas.
Backlog: Aqui entram tarefas que pode ser que eu faça um dia. Sem muito compromisso. É mais um "banco de ideias", digamos assim.
Product Backlog: Aqui estão as tarefas priorizadas, mas que ainda não foram selecionadas para serem executadas, de fato.
To Do: Aqui estão as tarefas que vou executar na semana.
Doing: Tarefas que estão sendo executadas.
Blocked: Tarefas que eu estou impedido de dar continuidade por algum motivo que foge ao meu alcance. Uma documentação que estou aguardando aprovação, por exemplo.
QA: Significa Quality Assurance. Herdei esse termo da programação. São tarefas em que estão aguardando a avaliação da sua execução. Basicamente me pergunto: Eu fiz o que tinha que ser feito? Se sim, ela segue para Done. Se não, ela volta para To Do.
Done: Tarefas que foram executadas com sucesso.

Como o Sistema Funciona?

Processamento de Idéias

Tudo começa com o processamento de ideias. Toda vez que tenho uma nova ideia, nota ou lembrete, eu pego meu celular, abro o Todoist e lanço como uma tarefa. Esse é o meu Inbox portátil.

No final do dia, quando vou planejar o dia seguinte (já já falo mais) eu processo essas tarefas. Se for algo rápido de se fazer, que leve menos de 5 minutos, eu faço na hora. Se demorar mais, vai para o Inbox do ClickUp.

Importante dizer que tenho vários boards no ClickUp, que são separados, basicamente, por temas e áreas. No trabalho são várias classificações. Na vida pessoal são apenas 4: Finanças, Estudo, Casa e Geral.

Quando eu tiro uma tarefa do Inbox do Todoist e coloco no Inbox do ClickUp, eu já faço uma primeira classificação entre esses quatro boards.

Planejamento da Semana

Não é à toa que o domingo aparece como primeiro dia da semana na grande maioria dos calendários. Toda boa execução começa com um bom planejamento e o domingo é o dia para isso.

Todo domingo de manhã eu separo uma meia horinha para escrever um "diário" semanal. Neste diário eu anoto tudo de bom e ruim que aconteceu na semana e como eu me sinto em relação a esses fatos (se você quiser que eu fale mais sobre isso, me avisa).

Dentro dessa meia horinha eu também planejo a minha semana sob o ponto de vista pessoal.

Primeiro eu processo as tarefas que estão em Inbox. Se for algo urgente, já vai para To Do. Se for algo que precisa ser feito, mas não agora, vai para Product Backlog. Se for algo que pode ou não ser feito algum dia, vai para Backlog.

Depois eu atualizo o status das tarefas que estão de To Do para frente. Escrevo algum comentário relevante na tarefa e atualizo sua posição no board.

Por último, eu seleciono as tarefas que serão feitas na semana. Não existe um critério muito claro. É algo empírico. Basicamente eu considero o contexto, urgência e meu desejo pessoal.

É importante dizer que eu tento ser o mais realista possível. Para isso, olho o calendário para ver a quantidade de "tempo disponível" que tenho. Além disso, eu tento levar o To Do a sério. Só entram tarefas que eu tenho quase certeza que serei capaz de fazer. Se sobrar tempo, aproveito com outra coisa.

Planejamento do Dia

Um bom dia começa na noite anterior. A minha última tarefa do dia sempre é planejar o dia seguinte.

A primeira coisa é olhar o calendário para saber quanto tempo disponível tenho no dia seguinte. Já aproveito e passo os compromissos do calendário para o Todoist.

Depois, eu olho o meu To Do no ClickUp (e aqui eu já estou considerando as tarefas profissionais e pessoais) e seleciono as tarefas do dia seguinte. Essa seleção é feita sempre considerando urgência x importância x tempo disponível. As tarefas selecionadas vão para o meu Todoist.

Importante lembrar que o meu Todoist já possui várias tarefas recorrentes. Por exemplo, se você abrir meu todoist agora verá as tarefas "Leitura", "Exercício Físico" e "Planejar dia seguinte". Elas aparecem todo santo dia.

Com o meu Todoist preparado, no dia seguinte basta seguir o plano e ir marcando as tarefas conforme elas são concluídas. As tarefas que eu não consigo executar voltam para o To Do do ClickUp.

Conclusões e Dicas Finais

Acredito que consegui dar um overview do meu sistema de organização. Se ficou alguma dúvida, me avise lá no Instagram.

O objetivo de hoje não é te dar um passo a passo de como você deve organizar sua vida. O que eu quero é que você olhe como eu organizo a minha vida e se inspire a criar seu sistema de organização.

Lembre-se que cada indivíduo é único e possui um contexto específico. O seu sistema de organização deve ir se aperfeiçoando e se moldando ao seu contexto ao longo do tempo.

Para finalizar, algumas dicas:

Seja diligente com a sua agenda. Se você não controlar ativamente seus horários, alguém vai controlar. Por isso é importante colocar na agenda todos seus compromissos, conforme falei acima.
Manter um diário recorrente onde você escreve sobre as tarefas da semana te ajuda a ter sensação de progresso. Isso diminui sua ansiedade.
Anote tudo na hora. Não confie na sua cabeça, afinal, ela foi feita para ter ideias, e não guardá-las.
Sempre priorize suas tarefas se baseando no objetivo, e não por dificuldade. A tarefa em si é um meio para atingir um objetivo. O que importa é o objetivo.
É normal procrastinar de vez em quando. Não é normal procrastinar sempre. Se você estiver nessa situação, talvez esteja fazendo as “tarefas erradas”. A Thais Sterenberg tem um ótimo texto sobre esse assunto.
Reserve as manhãs para tarefas criativas. Agora, momento em que escrevo esse texto, são 09:29 da manhã. O começo do dia é quando sua mente está mais descansada e, portanto, mais afiada. Reserve as tardes para reuniões.

É isso. Espero que tenha gostado e, caso tenha alguma sugestão, não deixe de entrar em contato comigo.

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