Como gerenciar mais de 20 pessoas usando apenas 20% do meu tempo?
Duvida? Então leia esse texto.
👋🏼 Bem vindo a edição de número #105 da Newsletter do Moa.
⚠️ Antes de começarmos, um breve recado:
Me ajude a produzir um conteúdo cada vez mais relevante. Separe alguns poucos minutinhos e toque aqui para responder algumas perguntas. 🙏🏼
Toda empresa que cresce sem um sistema de gestão eficaz está prestes a entrar em colapso. Não importa quão bons sejam os seus funcionários ou quanto você trabalha, o crescimento desorganizado cobra um preço alto.
A boa notícia? Dá pra evitar isso com um sistema simples. Na edição de hoje da Newsletter do Moa, eu compartilho o meu sistema de gestão atual no Tintim.
Eu também preciso trabalhar
Eu já escrevi sobre isso antes. Mas, como o Tintim está crescendo muito rápido, de tempos em tempos surge a necessidade de eu reconfigurar algumas coisas. Gestão é uma delas.
Eis o cenário atual: somos, atualmente, 23 pessoas (se contarmos freelas, vai para mais de 30). Eu sou a pessoa que lidera todo mundo, mas, ainda tenho várias responsabilidades operacionais. Ou seja: eu também preciso de tempo livre para operar.
Por ainda precisar vestir dois chapéus bem distintos (gestão e operação), eu preciso ser bem diligente com o meu tempo. Por esse motivo, eu desenvolvi um sistema em que eu invisto apenas um dia da semana (20% do meu tempo) em gestão de pessoas. Assim, consigo os outros 4 dias da semana para todo o resto. Hoje, vou te mostrar como funciona esse sistema.
Tudo começa no planejamento
Já dizia o poeta: para quem não sabe o que quer, qualquer caminho serve. Quando chega o último trimestre do ano, eu já começo a planejar o ano seguinte. Portanto, o time sempre começa o ano com uma grande meta definida.
Essa meta geralmente está atrelada a um indicador financeiro. Atualmente, a nossa grande meta é medida em MRR (monthly recurring revenue). Já testamos outros indicadores, como receita e lucro. Não rolou. Todos esses indicadores promovem incentivos perversos. Com a experiência, a gente percebeu que o indicador que mais alinha incentivos positivos é o MRR.
Falando em experiência e testes, é importante frisar que, quanto menor for a empresa, maior é a chance de errar na meta. Nós do Tintim, inclusive, estamos invictos: erramos todas as metas anuais que definimos ao longo de toda nossa história. Já erramos para mais e também já erramos para menos. Mas, ainda assim, o exercício é válido, ainda mais quando pensamos em esticar uma meta. Um exercício como esse faz pensar fora da caixa e, com isso, conseguir enxergar além do dia a dia.
A forma que encontramos para mitigar esse tipo de erro foi revisitando a meta trimestralmente. A cada três meses, a gente se junta durante um dia inteiro e, parte do trabalho é analisar o desempenho do trimestre anterior e recalibrar a meta com base nesses dados.
Além disso, nesses encontros, a gente também investe tempo em mais duas grandes atividades: definir/revisitar a análise SWOT da empresa, e também definir os projetos do próximo trimestre.
A análise SWOT serve pra gente tirar um pouco a cabeça do buraco e olhar a empresa “de cima”. É um exercício muito bom para nos situar perante nós mesmos, e também perante o mercado.
A definição dos projetos do trimestre se dá com base na meta e também com base na análise SWOT. Resumidamente, a gente analisa o desempenho do período anterior, revisa nossa análise SWOT e, a partir daí, fazemos duas perguntas:
O que fazer para alcançar a meta?
Quais riscos de curto, médio e longo prazo devemos endereçar?
A partir dessas duas perguntas, a gente revisa nosso backlog de ideias, analisa iniciativas existentes que merecem mais esforço, e também pensa em novas ideias. Isso vale para as principais áreas da empresa: marketing, vendas e produto.
Acompanhamento dos projetos
Muita gente me questiona sobre eu abrir nossos números, nosso conhecimento e nossas ideias e planos aqui na minha newsletter. Minha resposta é sempre a mesma: ideia não vale nada, o que vale é execução. É no dia a dia que a gente constrói nosso resultado.
Para garantir que o resultado planejado está sendo entregue, a gente implementou uma série de rotinas e boas práticas de gestão.
Visibilidade
Primeiro de tudo, é preciso ter visibilidade, tanto do resultado quanto do que está sendo feito para alcançar o resultado.
Sobre a visibilidade de resultados, não tem muito segredo. O que fazemos aqui é definir e acompanhar semanalmente os principais indicadores que refletem nosso planejamento. No nosso caso, os principais são:
MRR (projetado e executado);
Churn (projetado e executado);
Novo MRR;
Quantidade de vendas.
Eu ainda acompanho diversas outras métricas. Vou citar algumas ao longo desse texto, mas, não vou entrar muito no detalhe (talvez valha uma edição só sobre esse tema).
Além de acompanhar o resultado, eu acompanho também o que estamos fazendo para entregar o resultado. Faço isso tendo a visão de quais são os processos e os projetos que estão sendo executados no momento.
Processos são tudo o que fazemos de forma contínua. Projetos são entregáveis, compostos por várias tarefas, sempre definidos com o objetivo de contribuir para que alcancemos o resultado projetado. Para isso, abrimos novas iniciativas ou melhoramos o que já existe.
Esse é outro tema que vale uma edição a parte, por isso não vou me aprofundar (já até escrevi um pouco sobre isso, antes). O que vale ser citado é que temos um princípio que é primordial para que as coisas sigam funcionando: nossos painéis de acompanhamento devem refletir a realidade.
Se uma tarefa demorar mais de 5 minutos para ser feita, ela deve estar representada no board de tarefas;
Se uma iniciativa precisa de duas ou mais tarefas para ser concluída, ela deve estar no nosso board de iniciativas;
Se um processo foi executado mais de uma vez, ele deve estar refletido tanto no nosso board de tarefas quanto no nosso board de iniciativas.
Ser diligente com esse princípio é super importante, pois, ao revisitar semanalmente nosso trabalho, a gente consegue enxergar com clareza o tanto de coisa que estamos fazendo. Com esse tipo de visão, fica fácil nos questionarmos se deveríamos estar fazendo o que, de fato, estamos fazendo.
Relatórios assíncronos
Eu sempre tive consciência da importância de seguir uma rotina clara de ritos de gestão. No começo, quando éramos poucos no Tintim, o que eu fazia era uma call individual semanal com cada um dos liderados, sempre às segundas-feiras. Conforme o time foi crescendo, essa prática ficou inviável. Foi quando implementamos os reports assíncronos.
O objetivo desses ritos de gestão é analisar o resultado do período e entender se o que estamos fazendo está contribuindo para alcançar nossa meta. Para fazer essa análise, é preciso saber qual foi o resultado do período, e também quais são as iniciativas em andamento. Portanto, toda segunda-feira, no primeiro horário, cada liderado me manda dois reports:
Report de metas e métricas, com os principais indicadores da área, da semana passada;
Report de projetos e tarefas, com um follow-up sobre as principais iniciativas em andamento sob sua responsabilidade.
Esses reports são feitos em vídeo, sempre compartilhando tela (usamos o Loom para isso). Eles são enviados no primeiro horário da segunda para que eu os assista e, com isso, prepare a pauta das reuniões de follow-ups. A recomendação é que eles durem, no máximo, 10 minutos (alguns se empolgam e estouram o tempo), e a partir do seu conteúdo surgem dúvidas e comentários que serão discutidos nas reuniões.
Ah! Os liderados mandam para mim, mas, eu também mando para a minha liderança. Eu também sou um membro do time, e também é importante que a liderança tenha visibilidade sobre minhas responsabilidades.
Follow-ups por áreas
Todos os follow-ups acontecem às segundas-feiras, e duram cerca de meia hora. Como dito antes, eles servem para discutirmos o resultado da semana anterior e também as iniciativas em andamento.
Os follow-ups são divididos por assuntos:
Operações: Engloba áreas de suporte e atendimento, e também implantação de novos clientes. Esse follow-up acontece quinzenalmente.
Administrativo: Engloba o administrativo, o financeiro, o jurídico e o fiscal. Acontece também quinzenalmente, e se alterna com o follow-up de operações.
Receita: Engloba as áreas de marketing e vendas, e acontece semanalmente, dada a importância do tema.
Tecnologia: Engloba áreas de engenharia e produto, e também acontece semanalmente, também por ser um tema muito relevante.
Follow-ups individuais com liderados
Os follow-ups por áreas acontecem na parte da manhã da segunda, e os follow-ups individuais acontecem na parte da tarde. Esses follow-ups acontecem sempre quinzenalmente, pois já tenho um número relevante de liderados, e também grande parte dos assuntos já são tratados nos follow-ups por área.
Eles também duram trinta minutos, e as pautas geralmente são tarefas específicas daquele liderado, além, também, de assuntos mais específicos e particulares, sejam técnicos ou pessoais.
Follow-up de liderança
Depois de todos esses follow-ups, vêm o follow-up da liderança. Ele acontece semanalmente, e também tem duração de 30 minutos. Nesse follow-up a gente coleta e analisa os principais números da semana anterior.
Também usamos esse tempo para discutir alguns assuntos. A pauta é composta, geralmente, de assuntos mais sensíveis, que precisam ser discutidos em grupo. Geralmente são assuntos que envolvem a empresa como um todo.
All hands
Por fim, no fim do dia (segunda-feira), fazemos uma reunião síncrona com todos da empresa. Essa reunião também é semanal, e também tem duração de 30 minutos. O objetivo é reportar o resultado da semana passada, reportar o andamento de iniciativas relevantes, apresentar novos membros do time, e abrir espaço para dúvidas/comentários de todos.
Eu costumava fazer esse report como um vídeo assíncrono. Fiz isso por mais de um ano. Mas, com o passar do tempo, percebi que a galera sentia falta de um contato mais próximo com seus colegas de trabalho. Eu também sentia falta desse contato. Então, decidi abrir mão de um pouco de eficiência e focar mais nesse “calor” humano.
Report assíncrono de andamento da semana
Toda quinta-feira, os reports assíncronos em vídeo se repetem. A ideia é reportar o andamento dos resultados da semana e também o andamento das iniciativas em que cada time está trabalhando. Todos os liderados enviam o report para mim, e eu envio um report para a liderança.
Nesse caso, dúvidas e comentários são endereçados via texto, já que não há reuniões de follow-up de quinta. Se for um assunto mais complexo, porém, menos urgente, vira pauta para a reunião da próxima segunda.
Muitas vezes, esse report acaba sendo muito parecido com o report da segunda-feira. Não tem problema. Um dos benefícios de fazer um report desse é que a gente se força a repassar o que foi planejado para a semana. Esse ganho de consciência pode trazer insights valiosos.
Diligência com rotina de trabalho
Nós somos um time remoto. Fazer gestão de times remotos não é uma tarefa fácil (não à toa, a turma está voltando para o presencial). Modéstia à parte, a gente manda muito bem em gestão aqui no Tintim. Eu tenho certeza que isso só acontece porque eu sou MUITO chato com o jeito como a gente toca a nossa rotina de trabalho. Eu faço questão de garantir que o time siga alguns princípios básicos, que garantem que o nosso ritmo de trabalho flua.
Comunicação
A comunicação do time se dá no Discord. Nada de email, nada de telefone. Evitamos ao máximo, também, o WhatsApp. Só usamos em casos em que não há alternativa, como no contato com fornecedores externos.
Também priorizamos sempre a comunicação assíncrona. Priorizamos sempre o texto, e evitamos áudio (mas, eu aprendi a hackear isso). Se não der para explicar em texto, a gente grava um Loom.
Mas, a gente não é xiita com comunicação assíncrona. Para assuntos que necessitam de discussão, a gente se reúne sim, mas, com algumas boas práticas. O que não dá pra resolver no async, a gente coloca na pauta do follow-up. Se for urgente, a gente chama pra uma call.
Disponibilidade
Como somos remote first e async first, não necessitamos ser tão diligentes com disponibilidade. Ainda assim, eu exijo que todos estejam disponíveis em horário comercial, mas, essa exigência é bem flexível (mediante comunicação prévia).
Agora, algo que somos MUITO diligentes é com a agenda. A regra aqui é muito simples: a agenda deve refletir a realidade. Se tem reunião, tem que estar na agenda. Se tem compromisso pessoal, tem que estar na agenda. O objetivo aqui não é controle, mas, sim, visibilidade coletiva. Para um colega marcar um papo com outro colega de forma assíncrona, ele precisa saber quais são os horários disponíveis. Por isso, eu encorajo a turma a agendar até as tarefas que são mais criativas e individuais. Eu também faço isso.
Conclusão
Acredito que o principal take away desse texto é que a gestão precisa ser algo intencional. Ganhar dinheiro sozinho “é fácil”. O difícil é fazer com que as outras pessoas trabalhem para que você ganhe dinheiro (e elas também, obviamente). Para conseguir esse feito, é preciso que todos remem para a mesma direção, e não dá para conquistar esse objetivo sem intencionalidade.
Fazer gestão de um time remoto, em crescimento acelerado e com metas ambiciosas, exige clareza, disciplina e cadência. O sistema que montei aqui no Tintim não é perfeito, mas funciona muito bem pra gente, e talvez possa te inspirar.
Gestão é repetição. É garantir que o básico esteja sendo feito, toda semana, sem pular etapas. Se você está crescendo e sente que está começando a perder o controle da operação ou do time, comece estruturando sua rotina. Bloqueie um dia da semana para se dedicar à gestão. Crie ritos. Reforce princípios. E, acima de tudo, seja diligente.
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Como foi a minha semana?
🏋🏻♀️ Pratiquei 2 dias de exercício físico e completei 117 dos 250 dias da meta do ano.
📚 Estudei 4 dias e completei 100 dos 200 dias da meta do ano.
📈 Toque aqui e veja a minha planilha de acompanhamento de métricas.
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O que eu estou lendo:
📚 Estou lendo Seeking Wisdom: From Darwin to Munger, do Peter Bevelin.
📚 Estou lendo Esaú e Jacó, de Machado de Assis.
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O que eu consumi essa semana que gostei e recomendo?
📺 Um ótimo papo com o Renato Torres sobre mercado digital e lançamentos no GigaCast.
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