O ChatGPT contratou uma pessoa para mim

Surreal o poder dele de analisar candidatos

👋🏼 Bem vindo a edição de número #80 da Newsletter do Moa.

⚠️ Antes de começarmos, um breve recado:

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O ChatGPT contratou uma pessoa pra mim! Ok. ok. Não foi bem ele quem contratou. Mas, fato é, que ele me ajudou muito no último processo seletivo que fiz no Tintim.

Na edição de hoje da Newsletter do Moa, eu conto a história de como o ChatGPT me ajudou (muito) a contratar uma pessoa. Falo também como você pode repetir isso na sua empresa.

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Preciso de ajuda

Sou um grande fã do Max Peters, fundador da Adapta.org. Antes da Adapta, eu já o conhecia de outras empreitadas. Essa é a quarta empresa que ele tira do zero e leva aos R$ 10M de faturamento. Se ele tivesse feito isso apenas uma vez, poderíamos até cogitar que foi sorte. Agora, quatro??

Na Adapta, além de entregar um ChatGPT with steroids, ele também entrega uma série de cursos ensinando a trabalhar melhor usando a IA. Segundo ele mesmo, ensinando a “pensar melhor” usando a IA no seu dia a dia de trabalho.

Eu sou um cara originalmente técnico. Sou programador desde os 11 anos de idade. Devido aos caminhos da vida, acabei me tornando um empresário. Por conta da natureza empreendedora que um empresário em começo de jornada precisa ter, o dia a dia de trabalho é muito diverso. Num dia, eu estou escrevendo uma campanha de marketing, no outro, eu estou analisando dados de uso do produto, no outro, eu estou fazendo a gestão de um projeto de melhoria do suporte…

Dentro desse espectro bem amplo de tipos de atividade, uma das tarefas que um empresário precisa fazer é contratar pessoas. Essa é uma tarefa que não acontece todo dia, mas, quando acontece, precisa ser MUITO bem executada. Não há nada mais caro do que contratar a pessoa errada.

Há um tempo, precisei contratar uma pessoa para me ajudar na parte administrativa e financeira. Como não somos tão grandes e boa parte dos processos está automatizada (eu sou programador rs), uma pessoa só daria conta das demandas financeiras, bem como das outras demandas administrativas, que são mais diversas.

Era uma vaga “comum”, mas, pelo meu desejo de juntar as duas funções, não era tão comum assim. Como eu faço pra contratar uma pessoa para fazer especificamente esses dois trabalhos? Influenciado pelos cursos do Max, decidi pedir ajuda ao nosso amigo ChatGPT.

Eu não tinha ideia da surpresa que teria…

Trabalhando junto ao meu assistente

Comecei a conversa com o ChatGPT 4o da seguinte forma:

O meu objetivo é contratar uma pessoa para ajudar com tarefas administrativas no geral, e também algumas tarefas financeiras. Me ajude a pensar em como eu posso fazer isso.

Ele me devolveu uma lista de tarefas bem detalhada e bem condizente com o que é esperado. Defina as Tarefas, Perfil do Candidato, Integração e Treinamento, Ferramentas de Trabalho, Modelo de Trabalho, Processo Seletivo. Essa foi a lista, cada item com uma descrição suficiente.

Então, fiquei em dúvida: preciso de uma assistente administrativa ou de uma secretária? Decidi perguntar.

Escreva todas as tarefas mais comuns de uma secretária

Ele me devolveu uma lista de tarefas bem condizentes com o que se espera de uma secretária. Não era o que eu precisava. Decidi que o que deveríamos contratar era uma assistente administrativa. Show! Bora continuar…

Com base no que ele me respondeu, eu montei a lista de tarefas que a pessoa contratada iria executar. Mostrei pra ele e perguntei:

Essas são as tarefas que defini para a assistente administrativo que vamos contratar. O que você acha? Acrescentaria algo mais? Removeria algo?

Ele deu a opinião dele. Sugeriu acrescentar algo relacionado à “gestão de comunicação interna”. Faz sentido, afinal, hoje quem cuida disso sou eu. Delegar seria uma boa.

Tarefas definidas, agora vamos listar as habilidades esperadas. “Puts, vai dar trabalho pensar na habilidade que cada tarefa demanda. Vou perguntar pra ele”.

Levando em consideração essas tarefas, escreva quais são as habilidades esperadas

Mais uma vez, um resultado super completo e relevante. Habilidades Organizacionais; Habilidades Administrativas e Financeiras; Comunicação e Relacionamento Interpessoal; Habilidades de Resolução de Problemas; Habilidades de Suporte Pessoal; Habilidades Técnicas; Flexibilidade e Adaptabilidade.

Opa, esqueci de mencionar…

Essa vaga é remota. Você acrescentaria algo nas habilidades esperadas?

Mais um acerto. Ele respondeu: Autogestão; Disciplina e Foco; Habilidade com Ferramentas de Comunicação Remota; Comunicação Escrita Eficaz; Conectividade e Gestão de Tecnologia; Gerenciamento de Tarefas e Projetos à Distância.

Show! Agora tenho as habilidades esperadas. Bora montar a vaga. Para isso, a gente já tem um rascunho que serve como base para todas as vagas que publicamos. Só que sempre dá trabalho adaptar esse rascunho à vaga em questão. Será que ele faz esse trabalho pra mim?

Abaixo, segue o texto que usamos para contratar um SDR. Adapte para a vaga em questão.

Ficou quase perfeito. Mais duas interações pedindo alguns ajustes específicos e, pronto. Ficou show!

Agora, com base nas tarefas que serão realizadas, eu pedi para o nosso amigo montar uma lista com as responsabilidades do cargo.

Estou montando o texto da vaga. Escreva uma lista de itens contendo as responsabilidades do cargo.

Ótimo! Pouquíssimos ajustes. Na sequência, pedi para criar uma lista das habilidades esperadas.

Ótimo. Agora escreva uma lista das habilidades esperadas

Excelente! Vaga montada. O próximo passo, agora, é criar o formulário de aplicação. Essa parte é bem chata. Geralmente são várias perguntas, cada uma com o propósito de validar as características da pessoa que procuramos, e também validar as habilidades esperadas. Vamos, de novo, pedir ajuda ao nosso amigo.

Vou criar um formulário de aplicação. Escreva todas as perguntas necessárias deste formulário

É… dessa vez o resultado não foi tão bom. Se eu estivesse começando do zero, com certeza seria melhor partir do que ele sugeriu. Mas, como eu já tinha um formulário que foi usado em outras vagas, esse estava bem melhor e mais contextualizado com o Tintim. Anyway, vamos continuar…

No processo de seleção, depois de filtrar os candidatos pelo formulário, vamos para a parte da entrevista.

Ótimo. Eu consegui três pessoas interessadas na vaga. Farei uma entrevista de meia hora com cada uma. O que você me recomenda perguntar, levando em consideração as tarefas a serem executadas e habilidades desejadas?

Ele sugeriu perguntas relevantes, porém muito literais. De novo, não é uma resposta 100% útil, mas, é melhor partir da sugestão dele do que do zero.

Levando o jogo para o próximo nível

Você sabe o que é DISC? É uma metodologia de análise comportamental usada para entender as preferências, tendências e estilos de comportamento das pessoas. Os RHs amam! O acrônimo DISC vem dos quatro perfis comportamentais que a metodologia identifica: Dominância, Influência, Estabilidade e Conformidade.

É bom lembrar que, como diria um antigo amigo e consultor de negócios, “esse negócio de DISC é igual horóscopo”, então, não dá pra levar ao pé da letra o seu resultado e sua aplicação. Em todo caso, é bom ter uma ideia do perfil comportamental de uma pessoa, e não colocá-la em uma posição que não tem absolutamente nada a ver com seu perfil.

E qual é o perfil DISC esperado para a vaga que eu estava criando? Não tenho a mínima ideia, mas o ChatGPT com certeza tem.

Qual é o perfil DISC esperado para essa vaga?

Ele respondeu, e com maestria! “Para essa vaga, esperamos uma pessoa com alta conformidade, moderada a alta estabilidade, baixa a moderada dominância, e baixa a moderada influência”. Ele explicou, inclusive, o porquê disso. Isso já me deu uma pista de o que analisar nos candidatos.

Mas, então, eu pensei. “Por que, ao invés de eu analisar o candidato, não coloco o próprio ChatGPT para fazer isso?” Então, eu pedi para os selecionados para entrevista fazerem o teste do DISC e, depois, informei ao ChatGPT:

Recebi a aplicação de uma candidata para essa vaga com o seguinte perfil DISC: [resultado do teste]. Esse perfil é adequado para a vaga?

Segundo o ChatGPT, o perfil da candidata é adequado para a vaga, “especialmente pelos altos níveis de conformidade (C) e moderada dominância (D), que são importantes para manter a qualidade e resolver problemas de forma proativa". Ah, pra completar, ele ainda fez questão de pontuar: “A baixa estabilidade (S) pode ser um ponto de atenção, mas, dependendo do ambiente e da carga de trabalho, pode ser uma característica que se adapta bem a um cargo com variações e novas demandas”.

Não é sensacional?!?! Eu, uma pessoa que possui conhecimentos limitadíssimos em relação à contratação, avaliações psicológicas e recursos humanos, consegui uma ajuda absurdamente técnica para resolver um problema para o qual, antes, eu teria que contratar um consultor, ou algo do tipo.

Para finalizar, ainda ganhei mais um tempo pedindo para o ChatGPT escrever o email das pessoas aprovadas nas fases seguintes, e também o email das pessoas que não foram aprovadas.

Conclusão

Eu não sei você, mas eu já uso o ChatGPT no meu dia a dia na mesma proporção que uso o Google. Muitas consultas, inclusive, eu prefiro fazer na IA, dada a natureza um pouco mais complexa da dúvida. Ainda assim, o caso que contei hoje é outro nível de produtividade e complemento ao meu trabalho.

A memória da IA é bem melhor do que a nossa

Sabe aquelas tarefas que, antes, você precisava juntar com alguém para essa pessoa te ajudar a pensar e lembrar de tudo o que precisa ser feito? Ou então, aquelas que você se junta a outra pessoa para que um estimule a criatividade do outro? O ChatGPT é ótimo para fazer dupla com você nesse tipo de demanda.

Se você fornecer o contexto necessário, ele vai ser um ÓTIMO colaborador, afinal, ele dispõe de, praticamente, toda a memória do mundo para te ajudar.

A IA ajuda a ganhar MUITO tempo

Tarefas como essa, em que eu preciso elencar tarefas, listar habilidades, escrever descrição de vaga, formulário, etc., são tarefas de “baixo” esforço cognitivo, mas que tomam muito tempo, pois são difíceis de automatizar.

Bom, eram, né? Não raro os textos que o ChatGPT produz são melhores e mais completos do que os meus. Eu, inclusive, já adquiri o costume de pedir para a IA revisar e adaptar o tom de voz dos meus textos. E quando preciso escrever código, então? Isso me poupa MUITO tempo.

Você tem um “analista júnior” especializado em qualquer área a sua disposição

Eu não tenho a mínima ideia de como interpretar o resultado de um teste DISC. Não importa, porque o ChatGPT tem. Como eu disse, antes, eu precisaria de um profissional especializado para me ajudar com essa tarefa. Hoje eu consigo me virar sozinho! Com isso, eu ganho tempo e economizo dinheiro.

“Moa, você está dizendo que a IA substitui o profissional?”. Claro que não. Obviamente, em casos mais específicos e complexos, eu ainda vou precisar de um profissional que tenha a capacidade de usar sua EXPERIÊNCIA para discernir e tomar decisões. Para casos mais simples, como o deste texto, não. Nesses casos que são mais “padrão” e em que o risco de errar é bem mais baixo, a IA é uma ótima aliada.

Dica Bônus

Essa parada de usar o ChatGPT para interpretar testes DISC é muito poderosa.

80% dos problemas do dia a dia de trabalho acontecem devido a problemas de comunicação (fonte: eu mesmo). Isso porque cada pessoa é diferente. Existe um loooooongo caminho entre o que uma pessoa diz e o que outra pessoa entende.

Pessoas com perfis psicológico-comportamentais diferentes possuem um pouco mais de dificuldade de se comunicar entre elas, pois, via de regra, enxergam o mundo com lentes distintas. Por isso, o modo como você se comunica é tão importante quanto o conteúdo da sua mensagem.

Quer uma dica pra tentar amenizar o ruído de comunicação entre pessoas? Peça para seus líderes, pares e liderados fazerem o DISC. Então, planilhe o resultado, e tenha-o em fácil acesso.

Com o resultado de uma pessoa em mãos (testa com o seu próprio DISC), pergunte ao ChatGPT:

Tenho um liderado que possui o seguinte perfil DISC: [resultado do teste]. Quais conselhos você pode fornecer para eu ter uma boa relação com ele?

Ele vai te fornecer uma resposta tipo esta:

Seu liderado tem um perfil DISC com forte predominância em Dominância (D), indicando que ele provavelmente é direto, focado em resultados e pode ser um pouco impaciente com processos mais lentos ou detalhes excessivos. Aqui estão alguns conselhos para lidar bem com ele:

Feedback direto e construtivo: Se precisar oferecer feedback, seja específico e direto, mas também construtivo. Pessoas com alta Dominância tendem a preferir feedbacks claros sobre o que precisa ser melhorado e como.

Evite micromanagement: Ele pode se sentir sufocado se perceber que está sendo controlado de perto. Concentre-se mais nos resultados do que nos detalhes do processo que ele escolhe para atingir os objetivos.

Dê autonomia: Ele provavelmente valoriza a capacidade de tomar decisões e agir de forma independente. Delegue tarefas claras e permita que ele tenha liberdade para resolver as situações à sua maneira.

Seja objetivo e direto: Pessoas com alta Dominância preferem comunicação rápida e eficiente. Evite rodeios e vá direto ao ponto, principalmente em discussões sobre resultados ou metas.

Desafios e metas claras: Esse perfil responde bem a desafios e gosta de competir, seja consigo mesmo ou com outros. Definir metas ambiciosas pode manter sua motivação elevada.

Controle emocional e diplomacia: Como o perfil I e S são baixos, ele pode não ser muito emocionalmente expressivo ou interessado em relacionamentos interpessoais. Pode ser útil mostrar empatia de forma prática, mas sem se estender em discussões emocionais.

Agora, sempre que for se comunicar com essa pessoa (principalmente em conversas mais delicadas), use esse mapa. Você vai ver como suas relações interpessoais vão melhorar da água para o vinho.

De nada.

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Como foi a minha semana?

🏋🏻‍♀️ Pratiquei 5 dias de exercício físico e completei 232 dos 250 dias da meta do ano.

📚 Estudei 3 dias e completei 189 dos 200 dias da meta do ano.

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O que eu estou lendo:

📚 Estou lendo The Culture Code, do autor Daniel Coyle.

📚 Terminei a biografia de Samuel Wainer, figura relevante na história da mídia brasileira. Ainda estou escolhendo um novo livro para a noite.

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O que eu consumi essa semana que gostei e recomendo?

📺 Uma AULA de negócios digitais com o Ícaro de Carvalho no podcast Roi Hunters. Aliás, podcast que eu tinha ouvido uma época, parei, e voltei agora, e estou gostando bastante.
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